Registrar pela página do jogo
Use esse atalho quando o cliente levar um jogo direto no balcão, sem um pedido já aberto. No backoffice, abra a página da cópia e clique em Mudar para alugado. O botão aparece na visualização do jogo e ao lado da Situação na edição.
O formulário abre com aquela cópia já escolhida. Ela não pode ser trocada nesse atalho, o que ajuda a registrar a saída no jogo certo. Abrir ou fechar a janela sem salvar não altera a situação e não cria um aluguel.
Conferir cliente, datas e valor
Antes de criar o aluguel, confira os quatro campos:
- Cliente: começa vazio e é obrigatório. Escolha quem está levando o jogo; o Acervo não presume um cliente a partir de aluguéis anteriores.
- Data de início: começa com a data de hoje.
- Data prevista de devolução: usa o prazo da primeira opção de preço cadastrada na categoria do jogo.
- Valor: usa o preço dessa mesma opção da categoria.
Você pode alterar as datas e o valor antes de salvar. Se mudar a data de início, a devolução acompanha o prazo da categoria enquanto você ainda não tiver ajustado a devolução manualmente.
Esse atalho registra um aluguel Avulso. Para usar plano, pacote ou cortesia, abra o cadastro completo em Aluguéis.
O que acontece ao salvar
Ao clicar em Criar aluguel, o Acervo cria o aluguel com o cliente, a cópia, as datas e o valor que você conferiu. Só então a situação do jogo muda para Alugado.
A página do jogo passa a mostrar o aluguel ativo. Use o link exibido junto da situação e das ações do jogo para abrir esse aluguel, registrar a devolução, renovar ou consultar seus dados.
Quando o jogo já está em um pedido
Se a cópia estiver Reservada por um pedido, continue pelo pedido que já existe. A própria página da cópia mostra qual é: no aviso “Esta cópia está reservada para o pedido #N”, o número é um link que abre esse pedido. Ao marcar o pedido como entregue, o Acervo cria o aluguel ligado ao pedido e ao cliente correto e muda a situação do jogo.
Nesse caso, não abra um aluguel separado: isso perderia o vínculo com o pedido. O atalho Mudar para alugado é para uma retirada direta no balcão, sem pedido anterior.
Enquanto esse pedido estiver em andamento, a situação da cópia fica travada no cadastro do jogo: o campo Situação aparece desabilitado, com um link para o pedido, e a ação em lote Marcar boardgame como 'Disponível' deixa essa cópia de fora. Para mudar a situação, marque o pedido como entregue ou cancele-o; o pedido solta a reserva sozinho.
Por que Alugado não é uma escolha manual
Alugado aparece na lista de situações, mas não pode ser escolhido manualmente. A situação precisa vir de um aluguel registrado para que a loja saiba quem está com a cópia, quando ela saiu, quando deve voltar e qual valor foi combinado.
Para mudar uma cópia disponível para Alugado, use Mudar para alugado. Para uma cópia reservada, siga pelo pedido. Assim, o status do jogo e o registro usado na operação permanecem juntos.
Jogo antigo sem aluguel associado
Alguns cadastros antigos podem estar com a situação Alugado sem mostrar um aluguel ativo. Isso significa apenas que o status foi gravado sem o registro completo; o Acervo não cria cliente, datas, valor ou histórico para preencher essa lacuna.
Confira a situação real da cópia e os registros que a loja já possui. Se você não souber quem levou o jogo ou os dados do aluguel original, não crie um aluguel com informações estimadas. Mantenha o histórico como ele está e procure o suporte se precisar reconciliar esse cadastro antigo.
Aluguel antigo em aberto prende o jogo
O caminho inverso também existe: uma cópia com aluguel em aberto não aceita mudança manual de situação — nem pela página do jogo, nem pelo botão de marcar como disponível em lote. É a mesma regra vista do outro lado: enquanto o aluguel existe, quem manda na situação é ele.
No lote, os outros jogos da seleção são atualizados normalmente e a mensagem diz quais ficaram de fora e por quê, com o nome de cada um. Assim você termina o trabalho e sabe exatamente o que resolver depois.
Quando um aluguel fica em aberto e a cópia já saiu da situação Alugado — está como Disponível, Reservado, Manutenção —, os dois registros se contradizem. Isso pode significar que faltou encerrar o aluguel ou que a situação do jogo foi alterada por engano. Um aviso no backoffice leva à aba Aluguéis → Esquecidos, onde você escolhe a correção conforme o que aconteceu de verdade.
Se o cliente já devolveu o jogo, selecione o aluguel e use Devolver sem e-mail. Os jogos voltam a aceitar mudança de situação, e o aviso some sozinho quando não sobrar nenhuma divergência.
Esse botão existe porque a devolução normal faria duas coisas indesejadas aqui: trocaria a situação atual da cópia pela situação padrão de devolução da sua loja — apagando um Manutenção ou Reservado que você tinha ajustado à mão — e mandaria ao cliente um e-mail de devolução de um aluguel encerrado meses atrás. O Devolver sem e-mail mantém a situação do jogo como está e não envia e-mail nenhum. Ele só aparece nessa lista, e só aceita aluguel cuja cópia já saiu de Alugado.
O aviso não cobra aluguel antigo cujo jogo continua marcado como Alugado, por mais meses que tenha passado. Cópia que o cliente não devolveu é assunto seu com ele — inclusive quando vira cobrança ou processo — e marcar como devolvido dispararia o e-mail de devolução para esse cliente. Esse registro fica como está, e o jogo segue travado para mudança manual de situação, que é o correto: ele não está na prateleira.
O jogo está disponível por engano e continua com o cliente
Em Aluguéis → Esquecidos, selecione o aluguel e clique em Marcar jogo como alugado. Confira a lista na confirmação antes de continuar. O botão aparece depois de selecionar os registros, tanto no computador quanto no celular.
Essa ação muda somente cópias em Disponível para Alugado. O aluguel existente continua com o mesmo cliente, datas, valor e status — inclusive Atrasado. Não cria outro aluguel, não renova o prazo, não gera cobrança nem envia e-mail ao cliente. A alteração fica no histórico do jogo.
Cópias em Reservado, Manutenção, Quarentena ou qualquer outra situação não são alteradas. A correção também é recusada se houver mais de um aluguel em aberto para a mesma cópia: confira qual registro representa o aluguel real e resolva os registros antigos antes de tentar novamente. Em uma seleção com conflitos, os demais jogos são corrigidos e a mensagem identifica os que ficaram de fora.
Uma cópia, um aluguel em aberto
A mesma cópia não sai duas vezes ao mesmo tempo. Enquanto um aluguel dela estiver em aberto, o Acervo não deixa registrar outro — nem pelo balcão, nem marcando um pedido como entregue. Na entrega, o pedido é recusado com o nome da cópia presa, e nada é gravado até você resolver.
Isso evita o problema mais chato de todos: com dois aluguéis abertos na mesma cópia, a devolução de um deles devolve o jogo para a prateleira e o outro fica aberto para sempre, sem ninguém perceber — é a origem da maior parte dos aluguéis esquecidos. Se a recusa aparecer, abra o aluguel antigo daquela cópia e marque a devolução (ou use o encerramento descrito acima, se o jogo já voltou); em seguida a entrega passa normalmente.
Pelo mesmo motivo, remover um item de um pedido não devolve mais à prateleira uma cópia que está na mão de um cliente: se existe aluguel em aberto para ela, a situação continua Alugado.